El planeamiento corporativo y el presupuesto

Veamos algunas definiciones de planeamiento, según el punto de vista de algunos autores:

Lavolpe, Capasso y Smolje, sostienen que el planeamiento, es un proceso de toma de decisiones anticipadas, formada por un sistema o conjunto de acciones interdependientes, y dirigidas a la producción de uno o más frutos deseados, que no es probable que ocurran a menos que se haga algo. En realidad, se trata de controlar el futuro y no simplemente de adivinar lo que se va a ocurrir o acomodarse a ello. Planeamiento, significa decidir por anticipado que vamos a hacer en el futuro; y planificar, constituye la accion de proyectar un curso de accion (A. Lavolpe, C. Capasso y A. Smolje, 1991).

Si tenemos en cuenta la definición de Mallo y Merlo, la planificación alude al proceso por el que los organos directivos de la empresa, diseñan continuamente el futuro deseable y seleccionan loas formas de hacerlos posible.

Es decir la planificación se basa en la toma de decisiones anticipadas que, de forma sistematica y compleja, se orienta a asegurar la mayor probabilidad de consecución de los estados futuros deseados previamente diseñados. (C. Mallo y J. Merlo, 1995).

Ahora bien, una vez adoptada una planificación, es indispensable establecer un sistema de control, para comparar lo planificado con los datos reales, y tomar las decisiones oportunas que permitan modificar el rumbo encarado. El seguimiento de la realidad, confrontado con lo estimado en los presupuestos, permite detectar las desviaciones ocurridas, y realizar las correcciones necesarias para el logro del objetivo establecido.

El proceso de planificación-presupuestacion continua, no tiene el exclusivo propósito de acertar lo más posible en los pronósticos, sino que su valor y rendimiento, se encuentran en el mismo proceso de planificación. Este proceso, al determinar la relación entre los objetivos perseguidos y las previsiones esperadas, genera un diferencial de beneficios altamente rentables (C. Mallo y J. Merlo, 1995)

El presupuesto, es un instrumento imprescindible de la gerencia, para el logro de los objetivos propuestos. Para ello es necesario:

El diseño de todo el sistema presupuestario, debe estar confeccionado a medida de la empresa; es decir, debe contemplar sus características y condiciones particulares.

VENTAJAS Y LIMITACIONES

Ventajas 

El uso del presupuesto para la dirección empresarial, posee una serie de ventajas. Estas ventajas, lo hacen casi imprescindible. Entre ellas pueden mencionarse:

a) Requieren que se consideren, desde un principio, los objetivos y las políticas básicas de la empresa:

Todo presupuesto exige que se establezcan a prioridad, el objetivo y rumbo de la empresa, a fin de tomar las medidas necesarias para su cumplimiento.

b) Profundiza y favorece la planificación en la empresa:

El presupuesto exige que todos los sectores de la empresa, coordinen sus actividades, para una planificación armónica. La elaboración del prepuesto, mejora la calidad de la planificación.

El presupuesto, se concreta en planes específicos y cuantificados. De esta manera, al fijar montos, unidades, etc., la dirección se ve obligada a exigir una profundización en la tarea de este planeamiento. Les asigna a los directores una responsabilidad operativa y también financiera. Esto redunda positivamente en la calidad de la planificación.

c) Mejora la Organización, mediante la separación de funciones y delegación de autoridad y responsabilidad:

De esta forma, contribuye a definir, distribuir y asignar actividades de manera que se ejecuten eficazmente, tendiendo a mejorar la organización. Asi es como se logra una estructura organizacional que funcione, con una asignación de responsabilidades claramente establecidas para cada una de las funciones.

d) Favorece la coordinación:

Favorece la coordinación entre las distintas áreas de la empresa, teniendo en cuenta que el presupuesto es una tarea de la empresa en conjunto. El presupuesto, posibilita que los diversos sectores actúen coordinando sus esfuerzos hacia la meta prevista. Es una ayuda para la coordinación y para mantener el equilibrio entre los distintos sectores de la empresa.

Los planes presupuestarios, son planes que toman en consideración los objetivos y los problemas de cada departamento y del conjunto de la empresa y, por consiguiente, facilitan necesariamente la coordinación.

Todo presupuesto, debe ser elaborado a conciencia, siendo necesaria la intervención de todos los miembros de la empresa. Para alcanzar los objetivos, se necesita del esfuerzo de todos los sectores. De esta forma, el presupuesto, mejora las relaciones de coordinación.

e) Facilita la toma de decisiones, disminuyendo la incertidumbre y la improvisación:

El presupuesto facilita la toma de decisiones, ya que:

Es por ello que decimos, que el presupuesto promueve la eliminación de la incertidumbre entre los niveles más bajos de dirección, respecto de las políticas básicas de la empresa.

f) Favorece la implementación de un sistema contable adecuado:

El presupuesto, como el control presupuestario, exige a la empresa poseer un sistema contable adecuadamente estructurado, con información actualizada.

g) Permite un control completo:

El presupuesto cubre con sus provisiones, el total de las actividades de la empresa. Por lo tanto, la confrontación de lo realizado con lo planeado, abarca también con toda amplitud la totalidad de la empresa. El control presupuestario sirve para de que, por intermedio de las desviaciones encontradas, se verifiquen las causas y se puedan sacar conclusiones, adoptando medidas al respecto de las metas establecidas y posibilita la verificación y evaluación integral de la actuación real de la empresa, frente a la estimada; posibilitando el estudio y corrección de situaciones.

Sin una programación presupuestaria, no seria posible establecer ese control amplio, completo, integral.

h) Busca la obtención de beneficios:

Un efectivo planeamiento y control presupuestarios, harán posible un óptimo nivel de ventas y de producción, a un costo total que maximice los beneficios. El presupuesto, obliga a optimizar la eficiencia en el uso de materiales, mano de obra y bienes de capital.

Al realizar un presupuesto, se contempla a la empresa desde el punto de vista de las utilidades. Desde el punto de vista de la política presupuestaria, su objetivo es obtener un determinado beneficio, toda vez que esa utilidad sea de vital importancia para la marcha de la empresa.

Limitaciones

a) Es un pronóstico:

Es un pronóstico, y como tal, puede tener un margen de error. Las estimaciones que componen a un pronóstico, son datos susceptibles de tener un margen de error, cuando se confrontan con lo que sucede en la realidad.

Es por eso que muchos valores presupuestados, no se ajustaran a la realidad futura. Esto es asi, porque no se puede predecir el futuro, ni controlar los aspectos ajenos a la empresa que establecerán las condiciones en las que se producirán los hechos.

b) Es rígido:

El presupuesto es rígido, e impiden la creatividad, la innovación y la flexibilidad para adaptarse. Los presupuestos, suponen valores fijos establecidos, cuantificados y expresados en unidades monetarias (montos de venta, volúmenes y costo de producción, etc.). Además, no sirve ante cambios en los diferentes volúmenes, ya que en tales casos, deberá calcularse nuevamente el presupuesto. Su cumplimiento, supone ajustarse estrictamente a esos valores (definitivos e inalterables). Esta consideración, causa inconvenientes por la falta de flexibilidad.

Para salvar esta desventaja, se requiere como solución la elaboración de un presupuesto rígido de acción flexible, que consiste en elaborar un presupuesto con diferentes alternativas para los distintos niveles de producción y ventas posibles (como asi también como para cambios en las tasas de interés y en la inflación estimada). Se mantiene el presupuesto rígido con el que se confrontan los valores reales durante todo el periodo, pero una acción flexible le permite ir adecuándose a las circunstancias de cada momento. De esta forma, el presupuesto sirve como patrón permanente de los resultados del año, pero no establece que estos deban ajustarse rigurosamente.

Este presupuesto, permite que ante la existencia de desvíos a lo largo del periodo presupuestado, el mismo mantenga vigencia.

Este criterio, elimina el criterio de inflexibilidad y agrega dos ventajas: posibilita evaluar las desviaciones y sus causas, permitiendo establecer precedentes para futuros presupuestos.

El presupuesto no debe ser un elemento rígido, del que nadie se aparte, aun cuando sea conveniente hacerlo, simplemente por no recibir penalizaciones.

c) Es restrictivo y produce resentimiento:

Como los presupuestos establecen limitaciones en los gastos, e imponen responsabilidades financieras, pueden producir ciertos resentimientos en el personal controlado. La existencia de una meta impuesta a cumplir produce también resistencia. En muchos casos se observa que el parámetro presupuestado actúa como tope máximo, generando ineficiencias cuando el objetivo es de fácil cumplimiento; disminuye la posibilidad de superación y de mejora continua. Debe lograrse que lo que se puede hacer sin realizar un presupuesto, puede hacerse mejor si se lo utiliza, y no al revés.

Pero la aplicación del presupuesto, es necesaria la adhesión de todos los niveles a la política presupuestaria y, particularmente a aquellos que tienen que llevar el sistema a la práctica. Debe presentarse al presupuesto, como un recurso de planificación y no de presión.

d) Es solo un medio:

El presupuesto, es simplemente una herramienta que debe complementarse con otras para ser útil para la toma de decisiones. La sola utilización de un presupuesto como herramienta de control de gestión, no garantiza una adecuada decisión.