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Condiciones para aplicar una eficaz política presupuestaria |
| escrito por AnalisisProfesional | |
| sábado, 24 de junio de 2006 | |
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Para que un presupuesto integral sea eficiente, es necesario que dentro de la empresa en la que pretende aplicarse, se den ciertas condiciones. Las exigencias sobre la estructura, el plan contable, el sistema de costos, de información y estadística, etc., y su adecuación, resultan indispensable para lograr las mejores condiciones para que el presupuesto proporcione la máxima utilidad posible.
Las condiciones que deben darse en la empresa, se encuentran diferenciadas en dos grupos: uno que involucra a la parte de los Recursos Humanos de la empresa, y la otra, que tiene que ver con las herramientas de gestión de la misma. CONDICIONES DE LOS RECURSOS HUMANOS a) Interés para la realización del presupuesto por parte de la cúpula gerencial de la empresa, con una participación activa de la misma: Es importante que la detección de la necesidad de efectuar presupuestos, surja de la cúpula gerencial de la empresa, como así también la exigencia de realizarlo. La necesidad de que la cúpula gerencial tenga un verdadero interés en su realización es fundamental, teniendo en cuenta que su presupuesto, genera resistencia en aquellas personas que serán controladas. El hecho radica, en que se establezca el sistema presupuestario sobre el nivel de motivación más alto posible. Debe ser usado para establecer estándares de rendimiento, para medir resultados reales y guiar a la empresa hacia metas satisfactorias. No debe ser utilizado como instrumento de presión, para que las personas controladas desarrollen mayores esfuerzos. En las empresas en las cuales, la mas alta dirección no utiliza presupuestos como herramienta fundamental de gestión y control, suelen confeccionarse presupuestos parciales, que llevan a cabo aisladamente los responsables de las mismas áreas. No obstante, se realizan más o menos desarticulados el uno del otro, sin una proyección conjunta y coordinada de toda la gestión empresarial (P. Matossian y E. Rodríguez, 1981). b) Participación e involucramiento de todos los sectores de la empresa: El grado de participación e involucramiento de todos los miembros de la empresa en la elaboración del presupuesto, es un factor esencial para su adopción o rechazo. Alguien que recibe una imposición en la cual no participo en su concepción, tiende a rechazarla, más que a adoptar una actitud de aceptación y participación. Es por ello, que todos los sectores de la empresa con responsabilidad presupuestaria, deben formar parte en el proceso de elaboración. Así, se lograra la necesaria integración de los diversos sectores con el plan presupuestario. Por lo tanto, es condición para que el presupuesto integral funcione, la buena voluntad de todos los sectores de la empresa que en algunos casos, pueden considerar al presupuesto como un elemento restrictivo de su acción, como una perdida de tiempo o como un control demasiado severo. c) Estructura orgánica definida, concreta y especifica: Se necesita de la existencia de una estructura organizada adecuada, con apropiada asignación de funciones y responsabilidades que el sistema de presupuesto pueda prosperar. Cada departamento, debe poseer un responsable, y debe quedar claramente definido, tanto a quien debe rendirles cuenta, como quienes le rinden cuentas a el. Lo concreta y especifica que sea la estructura organizativa, repercute en la calidad del presupuesto. Es necesario que las funciones, roles, tareas, autoridad, las relaciones de coordinación y la responsabilidad estén claramente definidas, para que no existan ambigüedades ni dudas. Como los presupuestos se generan y luego se deberán cumplir en cada sector, es evidente que la empresa deberá tener una correcta departamentalizacion, descentralización y asignación de responsabilidades. Por ello, al elaborar el presupuesto, se debe tener en cuenta en la estructura organizativa de la empresa, las divisiones y subdivisiones que existen por centros de costos. El respeto de estas divisiones, facilitara la aplicación del presupuesto en materia de control. Para conseguir la coordinación necesaria, es común que las empresas creen un comité del presupuesto, que es integrado por los gerentes de los distintos sectores de la empresa, teniendo, por lo general, al gerente de finanzas como coordinador. Así, todos los sectores se encuentran representados. Este órgano, tiene como finalidad asegurar la aplicación de una política presupuestaria coherente y armónica, basada en una satisfactoria interdependencia de las distintas funciones. CONDICIONES DE GESTIÓN a) Plan de cuentas adecuado: La empresa, debe poseer o confeccionar un plan de cuentas adecuado, completo, compatible y con un grado de detalles establecido según las necesidades presupuestarias. De esta forma, podrá compararse la información real que surge de la contabilidad con los presupuestos, analizar las variables encontradas y definir sus causas. Resulta entonces, particularmente importante, disponer de esta información con la desagregación, puntualidad y confiabilidad necesarias. Por ello, se deriva la importancia de poseer la información contable con una apertura en sus detalles, que permita comparar rápidamente datos homogéneos reales y estimados. Tener un buen sistema contable, así como explicaciones completas, sencillas y rápidas sobre el contenido de las partidas, favorece al proceso presupuestario. Un buen sistema de cuentas, debe siempre reflejar contada claridad la organización en si misma. El diagrama de contabilidad, debe responder al diagrama de organización. (Jorge A. Bidart, 1981). b) Información histórica (estadísticas y técnicas internas: Los registros históricos de la empresa, son esenciales en la tarea presupuestaria. Los datos estadísticos de allí obtenidos, proporcionan los fundamentos para preparar una mejor previsión de las condiciones futuras. Los datos fundamentales, que debe poseer una empresa son:
La recopilación y el análisis de todos los datos, deben ser anteriores a toda tarea presupuestaria. c) Sistema de costos adecuado: El sistema de costos, deberá contener los elementos necesarios para poder confeccionar los respectivos prepuestos. Se necesita, que permita calcular adecuadamente el costo de los productos en un próximo periodo de tiempo, es decir, calcular el costo presupuestario. El sistema de costos debe permitir:
d) estadísticas e información externas: Las empresas, están constantemente influenciadas por el contexto. El mismo, debe ser tenido en cuenta para la elaboración del presupuesto, debido a que la información obtenida del contexto permite pronosticar con menor incertidumbre. En el análisis del contexto, debe tenerse en cuenta la posible evolución y variación de la demanda, de la tecnología, los proveedores, de la tasa de interés, de la inflación, de las fluctuaciones en el tipo de cambio, etc. En función de los datos obtenidos en el contexto empresarial y de un análisis de los mismos, puede establecerse un horizonte económico en el cual es factible la realización del pronóstico. e) Metodología presupuestaria: Para una eficaz política presupuestaria, se deben tener explicitados los objetivos y el método que regirá su aplicación. Esta metodología, puede estar expuesta en un manual de procedimientos, actualizándose y modificándose anualmente. El manual de procedimientos, suele ser utilizado principalmente por filiales de empresas extranjeras, quienes deben resumir todos los presupuestos en uno, y necesitan que los mismos sean confeccionados de la misma manera. Cualquier empresa, puede utilizar una metodología, aunque no posea un manual de procedimientos. La misma, debe facilitar el proceso de planeamiento, ejecución y control presupuestario. Debe proveer de un camino razonado y sistemático para una presupuestación ordenada, práctica y con económica utilidad.
Tomado del libro "Finanzas de la empresa con Excel" de Mariano Rodriguz y Javier Garcia Fronti
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