Pautas esenciales para administrar el tiempo

1. Adminístrelo en forma diaria.
2. Considere a su secretaria una asistente personal valiosa.
3. Haga reuniones productivas.
4. Controle el teléfono.
5. Incremente su propia productividad.

1. Su año
2. Sus meses
3. Sus semanas
4. Sus días

1. Reuniones regulares, tales como de directorio, mensuales de gerencia, cortas semanales.
2. Acontecimientos conocidos fundamentales a los cuales deberá asistir, tales como conferencias anuales de ventas, reunión general anual con accionistas, visitas a exhibiciones comerciales y reuniones para la revisión de presupuestos.
3. Vacaciones: Asegúrese de tomarse todo el tiempo que le corresponde, porque es una inversión en su salud y un eficaz manejo del tiempo.
4. Ocasiones familiares: Planee ahora retirarse temprano para su aniversario de casado, y los cumpleaños de su esposa e hijos. Llame a los colegios para saber cuando hay deportes, discursos y reuniones de padres. Averigüe a través de algún chico que va a la universidad cuando se celebra el día de graduación. Para lograr equilibrio en su vida, es importante hacerse tiempo para su familia en las ocasiones importantes para ella.
5. Tareas claves: Reserve suficientes días completos específicamente para las tareas que producirán un logro destacado.

1. Un taller estratégico de dos días con su grupo.
2. Preparar el presupuesto anual.
3. Visitar el Lejano Oriente para encontrar nuevas fuentes de suministro.
4. Asegurarse de dedicar tiempo todos los meses para visitar a clientes importantes, a potenciales proveedores o a quienquiera que considere oportuno.

Es fundamental reservar tiempo ahora para los acontecimientos conocidos y para las tareas claves; de lo contrario, es probable que todos los días deba dedicar tiempo a cosas triviales que parecen urgentes. No bien reciba su agenda nueva todos los años, planee todo el año. No importa que todavía no sepa a quien deberá visitar en el Lejano Oriente; lo importante es que reserve el tiempo para hacer un viaje de tres semanas, si considera que eso es lo que se necesita. De la misma manera, no esta decidiendo que clientes importantes o potenciales va a visitar; solo esta reservando el tiempo para poder visitarlos.

PLANEE SU PRÓXIMO MES

Ahora que ya los acontecimientos conocidos y las tareas claves para el año, vea en su agenda cuantos “días completos equivalentes “quedan sin planear en el mes siguiente. Puede impactarlo el poco tiempo que queda disponible. Si es así, es importante hacer lo siguiente:

1. Evite la tentación de “cancelar “un día reservado para las tareas claves, porque ello demorara o negara un logro importante, a menos que pueda delegarlas con eficiencia ahora.
2. Asegúrese de que asistirá a los acontecimientos importantes.
3. Pregúntese a cual de las reuniones regulares no asistirá o cancelara.

1. Si se producirán acciones o resultados valiosos.
2. Cual es la mínima cantidad de tiempo y personas para lograr los resultados y acciones necesarias.
3. Con cuanta infrecuencia se deberían hacer las reuniones.

Planee el mes siguiente reservando al menos un día por semana sin reuniones, para poder concentrarse en tareas claves, trabajar en su casa si es necesario, o coordinar una visita de un día entero con poca anticipación.

Algunas personas casi nunca pueden coordinar una visita de un día entero con menos de dos o tres semanas de anticipación, a pesar de la necesidad o beneficios reales de hacerlo antes, porque permiten que todos los días se dispersen con una reunión por lo menos.

Reserve tiempo para tareas claves a corto plazo. Por ejemplo, asegúrese de que tendrá suficiente tiempo cuando sea necesario para hacer lo siguiente:

1. Hacer entrevistas de selección de personal, como resultado de un aviso laboral que haya publicado en el diario.
2. Escribir un informe especial.
3. Hacer una visita breve al extranjero a un cliente importante mas tarde este mes.

PLANEE SU SEMANA

Hágase hábitos semanales de trabajo para administrar el tiempo con eficiencia. Decida cuando hará lo siguiente:

1. Coordinar una reunión de equipo breve y regular, s fuera necesario almorzando juntos un sándwich.
2. Decidir en forma concreta los momentos en que puede recibir llamados telefónicos, para que quien lo llame sepa cuando es más probable contactarse con usted.

1. Practicar el MBWA (management by walking about: gerenciar “yendo de un lado a otro “), y / o tener un momento a puertas a “puertas abiertas “.
2. Dedicar tiempo a su asistente personal.
3. Dictar correspondencia y memos
4. Coordinar reuniones.

1. Su grupo sabe cuando puede hablar con usted.
2. Usted ve con exactitud lo que pasa por sus propios medios.
3. Tiene la oportunidad de mantener contacto con cada miembro del grupo, y no solo con los que dependen directamente de usted.
4. Reducirá sobremanera la cantidad de interrupciones de su personal.

1. Una lista de tareas que deban realizarse en el día.
2. Una lista de las llamadas telefónicas que necesita realizar.
3. Evite autopresionarse en forma excesiva, escribiendo un número para cada una, para indicar la secuencia, que le asegurara que las cosas mas importantes tienen prioridad.