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may 22 2006

Incremente su propia productividad

(1 vote)
escrito por AnalisisProfesional   
lunes, 22 de mayo de 2006
Si alguna vez ha escuchado esta frase: “Se sienta allí y pierde el tiempo revolviendo papeles" y a lo mejor se siente identificado, esto puede desembocar muy pronto en un fracaso que puede dar como resultado una cuantiosa perdida de dinero. Esta situacion muchas veces se resume en un fracaso para manejar la bandeja de entradas, los documentos y al personal con eficiencia. Pero hacerlo con exito no es imposible...

Debe hacer lo siguiente:  

  1. Evitar los ítems que no desea.
  2. Dar agilidad a su bandeja de entrada.
  3. Tenga casi todo lo que llega a sus manos solo una vez.
  4. Manejar la correspondencia que llega como una sola cosa. 

EVITE LOS ÍTEMS QUE NO DESEA

Un paso importante para reducir su bandeja de entradas de manera que resulte manejable es evitar los ítems que no desea:

  1. Revistas “gratis “que no haya solicitado.
  2. Cosas que recibía su predecesor.
  3. Correspondencia que no sirve.
  4. Informes y publicaciones regulares.
  5. Un informe completo, cuando usted solo necesita el resumen.
  6. Fotocopia de correspondencia que algunas personas le mandan regularmente.
  7. Correspondencia que debería ser derivada a otro departamento para que lleve a cabo acciones concretas.
  8. Ítems de rutina cuya acción corresponde a su asistente personal.

Entonces, pídale a su asistente personal que haga lo siguiente: 

  1. Que abra la correspondencia por usted.
  2. Que descarte la correspondencia que no sirve.
  3. Que quite su nombre de la lista de circulación de revistas que usted no desea.
  4. Que desvié la correspondencia que otro departamento debería manejar.
  5. Que distribuya correspondencia directamente a los miembros de su grupo siempre que sea adecuado.
  6. Que quite su nombre de las listas de correspondencia interna que no le interesan.
  7. Que clasifique la correspondencia que usted recibe. 

Un modo eficiente para que su asistente personal clasifique la correspondencia es el siguiente: 

  1. Correspondencia dirigida a alguien de su grupo de la cual usted quiere estar pendiente, por ejemplo, la queja de un cliente, pero cuya acción debería tomarla esa persona de su grupo.
  2. Cualquier ítem que usted tenga que resolver con urgencia.
  3. Otros ítems que necesiten respuesta o acción.
  4. Cosas para informar nada más.

TENGA LO QUE LLEGA A SUS MANOS SOLO UNA VEZ

Hágalo de la siguiente forma:

  1. En lo que le corresponde a otra persona, escriba lo que sea necesario y derívelo.
  2. Procese lo que necesite respuesta como una sola cosa, como se describe luego.
  3. Descarte, o registre y descarte, o ponga en una carpeta cuyo rotulo diga: “para leer “lo que sea solo para informar.
  4. Ponga los ítems a los cuales tenga que dedicarle cierto tiempo en una carpeta donde ubique todo lo que sea “para hacer”

De esta manera, usted procesara la correspondencia que llega el día que la recibe, y el clasificarla mediante su bandeja de entrada pertenecerá al pasado. La carpeta rotulada “para hacer” debe contener solo unos pocos ítems importantes que requieran que usted los resuelva. La que se denomine “para leer” debe ser para cosas que usted solo mira cuando tiene “tiempo libre “o, por ejemplo, unos minutos entre reuniones. Cuando abra dicha carpeta, también utilice el método de registrar y descartar. 

MANEJE LA CORRESPONDENCIA COMO UNA SOLA COSA 

La forma más eficiente de manejar la correspondencia es como una sola cosa. Si usted dicta sus respuestas a su asistente personal, en lugar de utilizar una maquina de dictado, el o ella le agradecerá que lo o la interrumpa lo menos posible. Para dictar con eficiencia, haga lo siguiente: 

  1. Tenga solo la correspondencia original.
  2. Anote los puntos clave en el original, donde sea necesario.
  3. Dicte solo su respuesta y de el original a su asistente personal, de manera que el o ella pueda dirigirlo a donde corresponda. 

LEA MÁS RÁPIDO

Las computadoras y los procesadores de palabras incrementaron la cantidad y extensión de los informes producidos; en consecuencia, la cantidad de lectura también aumento. Es valiosa la velocidad con la que se lee. Puede ser que sienta la necesidad de hacer un curso de dos días para aprender a leer con mayor velocidad. Antes de decidirse a gastar ese tiempo y dinero, considere las técnicas claves. Para una lectura rápida y eficiente: 

  1. Prevea los informes largos.
  2. Evite subvocalizar.
  3. Registre y saltee.
  4. Maneje las cifras.
  5. Utilice un resaltador.

PREVEA LOS INFORMES LARGOS

No lea los informes de principio a fin, sino prevéalos, leyendo lo siguiente: 

  1. El resumen, si existe alguno.
  2. La conclusión o recomendación.
  3. Cualquier grafico o cuadro. 

De esta manera, habrá recopilado las características claves del informe, hojeándolo: sabrá que secciones son las que le interesan poco o que directamente no le importan. 

EVITE VOCALIZAR EN SILENCIO

Muchos tienden a leer despacio vocalizando las palabras para sus adentros, en lugar de leer rápido con los ojos. Por lo tanto: 

  1. Verifique si usted tiene dicha tendencia.
  2. Haga que sus ojos se muevan siempre hacia la derecha todo el tiempo cuando lee, no de derecha a izquierda.
  3. Trate de poner el dedo en el centro de cada línea y muévalo hacia abajo con rapidez, para obligarse a seguir la lectura con la vista.

REGISTRE Y SALTEE

Cualquier informe, aunque leste bien escrito, contendrá algunas oraciones, párrafos, paginas y secciones que serán de poco valor para usted o irrelevantes para su propósito y necesidades. En consecuencia, asegúrese de desarrollar el hábito de hacer lo siguiente: 

  1. Registrar, más que leer, cuando llega a una oración que tenga poca relevancia para usted.
  2. Saltear, y no leer en absoluto, nada que sea irrelevante para su propósito. 

MANEJE LAS CIFRAS

Muchas personas se dan cuenta de que sus técnicas para leer más rápido empiezan a flaquear cuando se encuentran con un cuadro con cifras o algo impreso por computadora, pero este no debe ser su caso. Para eso, acostúmbrese a hacer lo siguiente: 

  1. Primero lea los títulos que se encuentran en la parte superior de la primera línea.
  2. Luego lea las líneas de la columna.
  3. Después decida sin demora cuales son las cifras claves que necesita y mírelas.
  4. Si estas cifras son dignas de discutirse, no se moleste en leer el resto.
  5. Verifique cualquier nota al pie de página, para estar consciente de cualquier salvedad importante acerca de las cifras.

Si una de las cifras claves resulta inadecuada o parece inusual, registre la columna en la cual se encuentra para descubrir la causa. Antes de desglosar algo impreso por computadora, decida que necesita de eso con exactitud. Debe ser muy específico. Por ejemplo, de algo impreso sobre un deudor, usted solo puede querer conocer detalles de lo siguiente: 

  1. Cualquier cliente que deba más del límite de crédito aprobado.
  2. Cualquier cliente que deba más de $ 1000 y este atrasado más de noventa días contados a partir de la fecha de la factura. 

Por lo tanto, debe hacer lo siguiente: 

  1. Preguntar si el resumen puede prepararse solo con la información que usted requiere.
  2. Si eso no es posible, solo pídale a su asistente personal que registre las columnas apropiadas y marque las cifras que usted necesita mirar.

UTILICE UN RESALTADOR 

Los resaltadores no esconden dificultad alguna. Son una herramienta esencial y económica para una eficiente administración del tiempo. Siempre que lea sus informes y correspondencia, tenga un resaltador a mano para destacar palabras claves, frases, cifras y puntos de acción. Luego, puede volver a leer las palabras y cifras resaltadas en una fracción del tiempo necesario para releer todo el informe, aunque utilice la técnica de lectura rápida para hacerlo.

REDUZCA EL ARCHIVO

Usted debe archivar algunas cosas. Sin embargo, muchas veces se archivan cosas sin necesidad alguna. Debe considerar el archivo una total perdida de tiempo y una potencial perdida de tiempo para su asistente personal. Cuanto mas archive, más difícil le resultara encontrar lo que busca. Entonces debe de tener en cuenta lo siguiente:   

  1. Utilice el cubo de basura siempre que pueda: sea despiadado.
  2. En lugar de archivar una carta, agregue una dirección a su base de datos.
  3. Establezca un archivo en común con su equipo, de manera que se archive una sola copia.
  4. Insista con que el archivo se haga todos los días, para ahorrar trabajo.
  5. Asegúrese de que la correspondencia se archive por orden de fechas.
  6. Guarde los informes voluminosos y folletos en una sección separada de cada archivo.
  7. Arroje archivos completos siempre que sea adecuado.
  8. Guarde archivos completos que sean necesarios, pero primero depúrelos de ítems que no desee.
Tomado del libro "Como manejar y hacer dinero con su propia empresa" de Barrie Pearson

 

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Modificado el ( sábado, 28 de julio de 2007 )
 
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